EVINSON Servicii de arhivare si distrugere documente galati braila

Servicii de prelucrare şi organizare a fondului arhivistic

Acest serviciu se bazează pe direcţiile impuse de Legea 16/1996 - „Legea Arhivelor Naţionale"şi care specifică foarte clar cum trebuie organizat fondul arhivistic a fiecărui creator de arhivă după cum urmează:

• Sortarea documentelor după data emiterii lor sau după alte criterii stabilite de beneficiar;
• Indosarierea documentelor, numerotarea filelor indosariate şi întocmirea unui opis pentru dosarul arhivat, prin ataşarea ca prima pagina în interiorul dosarului, a listei cu documentele conţinute în fiecare dosar;
• Arhivarea documentelor se face în dosare specifice arhivării, legate. In funcţie de dorinţa beneficiarului arhivarea se poate face şi în alte tipuri de dosare. Pe coperta dosarului se completează o anexa cu datele dosarului;
• Dosarele NU trebuie să aibă mai mult de 250 - 300 de file;

Consultanță pentru întocmirea Nomenclatorului Arhivistic

Nomenclatorul Arhivistic - listă sistematică pe probleme a documentelor create şi primite de către o organizaţie, grupate în unităţi arhivistice, împreună cu termenele de păstrare ale acestora, constituită conform structurii organizaţiei sau după categorii de activităţi şi funcţii îndeplinite.Intocmirea Nomenclatorului Arhivistic este necesar oricarei arhive si este actul dupa care se face organizarea si prelucrarea corecta a unei arhive.Nomenclatorul arhivistic este depus pentru aprobare la Directia Judeteana a Arhivelor Nationale.

Întocmirea lucrării de selecționare(necesară pentru distrugerea de documente)

Lucrarea de selecționare este operaţiunea arhivistică de reţinere pentru păstrare sau de eliminarea documentelor, ca urmare a evaluării.

Între operaţiunile arhivistice efectuate asupra documentelor de o importanţă majoră este selecţionarea lor, care constă în stabilirea valorii istorice sau practice a unităţilor arhivistice , în vederea păstrării permanente  şi eliminarea celor lipsite de importanţă sau a celor a căror termene de păstrare sunt expirate.În aprecierea importanţei documentelor se au în vedere criteriile stabilite în normele şi regulamentele emise de Arhivele Naţionale şi termenele de păstrare a documentelor prevăzute în nomenclatorul arhivistic, acordându-se o atenţie deosebită celor care au, pe lângă termenul de păstrare, menţiunea "C.S."

Distrugerea documentelor după expirarea legală a perioadei de păstrare

Urmărirea ajungerii dosarelor la termenul maxim de păstrare este în sarcina arhivarului societaţii (a beneficiarului), dar în acelaşi timp şi firma noastră va anunţa situaţia documentelor ce trebuiesc selectate pentru distrugere.
La expirarea termenului legal de arhivare, documentele trebuiesc distruse.
Selectarea documentelor precum şi distrugerea lor efectivă se va face conform Legii 16/1996 privind activitatea de arhivă.
După întocmirea formalităţilor de distrugere vom proceda la scoaterea din arhiva a documentelor a căror termen de păstrare a expirat.
Pregătirea documentelor pentru a fi distruse cât şi distrugerea efectivă a lor are loc în prezenţa unui reprezentant al societaţii beneficiare în baza unui proces verbal de distrugere.

Alte servicii :

• Ridicarea de noi cutii cu documente;
• Scanarea şi indexarea documentelor;
• Acces on-line(în curând).

Pentru serviciile actuale, oferta de preţ se conturează după o primă discuţie detaliată cu beneficiarul, având următoarele puncte :

• calitatea actelor;
• timpul necesar prestării activitaţii
• locul de desfăşurare;
• volumul lucrărilor;